A importância da comunicação nas empresas.

Base da interação entre pessoas e instituições, a comunicação é um instrumento de grande importância no que diz respeito a transmitir e receber informações. Porém, a capacidade de comunicação vem sofrendo severa deterioração, tanto por parte do transmissor, quanto do receptor. Ruídos na comunicação têm levado a problemas organizacionais e desajustes de processos, pois o parcial entendimento da mensagem gera conflitos de percepção.

No entanto, parte desse problema de comunicação, principalmente no tocante do ambiente corporativo, vem acontecendo pela não atualização da sua forma de ser realizada. As empresas devem estudar as novas formas de comunicação e se adequarem às novas normas e hábitos do mercado.

Quando a empresa negligencia o processo de estudo, atualização e implantação da comunicação, grandes problemas surgem e, muitas vezes, esses transtornos ultrapassam as fronteiras internas da organização. Com isso, vão aqui algumas dicas e normas da comunicação nas empresas ou, como alguns chamam, comunicação institucional.

Cuidado com ruídos na comunicação

Ruído é todo fator que atrapalha a comunicação, que distorce a mensagem enviada do transmissor ao receptor. Tenha cuidado ao escolher o canal ideal de transmissão (o meio escolhido para transmitir a mensagem). Por exemplo: se irá fazer uma ligação telefônica importante, certifique-se de que a chamada está clara e audível; se for enviar um e-mail, envie diretamente ao destinatário interessado, sem intermediários; se for escrever um bilhete, o faça com letra legível e visível. Como o próprio nome diz, ruído nunca é um fator benéfico na comunicação e, quando está presente no meio corporativo, pode trazer danos difíceis serem reparados.

Evite rodeios e redundâncias

Nada mais cansativo do que ler textos que dão voltas e mais voltas e, no final das contas, não dizem nada. O mundo corporativo está cada vez mais acelerado, onde gestores e colaboradores dispõem de menos tempo. Desta forma, a comunicação empresarial deve ter foco na efetividade (eficiente e eficaz simultaneamente), ou seja, comunicação de qualidade, com objetivo, porém, com textos menores.

Quando o texto vira um discurso, torna-se desestimulante ao leitor que, na maioria das vezes, não irá conseguir prestar a devida atenção na leitura ou até mesmo chegar até o seu final. Por isso, há tantos problemas de comunicação nas empresas e efeitos colaterais terríveis.

Evite preciosismo

A redação empresarial adotou o molde de objetividade e, neste cenário, não há espaço para preciosismo. Textos corporativos que mais parecem trechos de Luís de Camões são completamente entediantes. Evite jargões, porém não deixe de ser formal. Expressões como “venho por meio desta”, “pela presente”, “que se conhece pelo nome de” são apenas alguns exemplos do que não usar em suas comunicações empresariais. Veja alguns exemplos de como proceder:

Errado: “Venho por meio deste comunicar” que seu pedido não foi finalizado.
Correto: “Comunico” que seu pedido não foi finalizado.

Errado: … “que se conhece pelo nome de” o grande investidor.
Correto: … “denominado” o grande investidor.

Errado: … “com exceção do” pronunciado.
Correto: … “exceto” do que foi dito.

Errado: “Ratifico a informação”.
Correto: “Confirmo”.

Como se pode perceber, a forma de comunicação empresarial mudou consideravelmente, deixando de lado o arcaísmo para ser formal e objetivo. Este processo tornou a leitura de informações corporativas menos cansativas e com qualidade na transmissão da mensagem e ideia central do comunicado.

Estruture o texto em pequenos blocos e tópicos

Quando o texto empresarial vem em formato de grandes blocos, a leitura torna-se cansativa, pois não há nenhum tipo de pausa e, visualmente, a primeira impressão que temos é que se trata de um assunto que não irá despertar interesse. Ao estruturar a redação empresarial em pequenos blocos e/ou em tópicos, permitirá melhor compreensão e leitura, dividindo em várias etapas ou partes. Visualmente é mais agradável e não assusta o leitor, o que estimula a leitura em sua totalidade.

Diferenciais e vantagens da boa comunicação

• É um grande fator competitivo;
• Estabelece a diferença entre profissionais de sucesso e aqueles que se situam no lugar comum;
• Grande ferramenta de marketing pessoal e corporativo;
• Agiliza processos e promove sucesso organizacional.

Conclusão

Como demonstrado ao longo do artigo, os problemas na comunicação empresarial e os transtornos causados nem sempre estão nos receptores que não leem na totalidade a mensagem transmitida, mas sim, a dificuldade está na forma como a comunicação foi elaborada. As organizações devem ter conhecimento do tipo “o que”, “como” e “quando” comunicar e a forma de estimular sua leitura (no caso de comunicados escritos) ou a sua atenção ao ouvir (no caso de comunicado verbal).

Assim como um bom filme deve estimular seus expectadores para que o assistam do início ao fim, prendendo sua atenção, a comunicação empresarial também deve despertar interesse na leitura e a vontade de entender tudo que está escrito ali.

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