Uma comunicação eficiente deveria fazer parte das preocupações de todo síndico. Afinal faz parte do trabalho desse, o ato de repassar informações, de um para muitos, cujas informações afetam diretamente a vida de todos. Além disso, envolve pessoas com tipos de personalidade muito diferentes, o que não raro gera conflitos, que também devem ser prontamente apaziguados pelo síndico. Considere isto: segundo o teórico de administração Peter Drucker, mais de 60% dos problemas de uma empresa é resultante de falhas na comunicação. Isso, claro, também vale para condomínios residenciais.

Há várias ferramentas para se comunicar com seus condôminos, desde as mais tradicionais, como os quadros de avisos e as circulares, até as mais recentes: e-mails, redes sociais e aplicativos – já existem apps especialmente para condomínios, como o SocialCondo e o Residencial Mídia. Mas até no WhatsApp já dá para criar um grupo com todos os condôminos.

Neste texto, vamos nos concentrar em duas destas formas: o quadro de avisos e o grupo no WhatsApp. Não necessariamente uma exclui a outra, tudo depende do que pensam as pessoas envolvidas. Há maneiras de deixar essas ferramentas de comunicação mais eficientes, e aqui vamos mostrar algumas delas.

Quadro de avisos

O ideal é que fique em posição de destaque em locais onde circulam muitas pessoas, como recepções, corredores, garagens e principalmente elevadores, em que há um maior tempo de permanência, e os avisos devem ser constantemente atualizados (para preservar o papel, recomenda-se que ele seja inserido numa caixa de acrílico).

Ao mesmo tempo, é preciso atrair a atenção dos moradores para o mural. Usar papéis com cores mais vivas pode ser interessante, porém mais importante do que isso é o que colocar ali, para que eles sempre queiram ver quais as novidades, em vez de ignorarem o mural por associá-lo com conteúdos pessimistas, constrangedores ou mesmo inúteis. Certos documentos não devem ficar expostos ao público, porque podem dar informação desnecessária sobre questões particulares do prédio a quem está só de visita.

-O que dá para colocar: convocação de assembleia, intervenções em áreas comuns, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores (RIA), funcionário do mês, aviso e atestado de limpeza da caixa d’água / de corte de água ou de luz, de controle de pragas, de manutenção do elevador.

-O que não dá para colocar: lista de inadimplentes (informação para constar do balancete do condomínio), anúncios (o ideal é que haja um mural específico para isso), circulares dando broncas (o melhor é que essa circular seja mandada para cada um).

Grupo de WhatsApp

No grupo de WhatsApp também é possível fazer circular as informações que foram ou seriam publicadas num quadro de avisos, além da vantagem de os condôminos também poderem expressar suas opiniões na mesma hora, podendo ser usado para resolução de problemas e para tomada de decisões mais rápidas. Mas, para ser eficiente, é preciso que todos os participantes se restrinjam a mensagens referentes ao condomínio, e que o horário de enviá-las seja apenas o comercial.